讓訓育組提早下班系列：社團報名表 - 限制名額、依時間開關 + 一鍵更新社團資料

擔任資訊組長前的上一個行政工作是訓育組，

當時學校社團並沒有那麼多，反觀現在學生真的很幸福，

但社團愈多就表示承辦的訓育組長工作就會愈繁重！

此時如果沒有一個好用的調查系統，那對承辦人來說真的會是一個問題。

還好現在有好用的 Google Workspace for Education 可以運用， 

用 Google 表單的好處是原本就可以限制校內網域帳號和可否重複報名。

如果再加上 Google Apps Script 的加持那就真的無所不能了。

快來看看如何運用 生成式 AI 設定 名額 和 時間限制 的報名表吧！

 測試報名表單、 查看測試報名資料

👉👉 複製報名表單👈👈、👉👉 複製基本資料試算表👈👈

這次運用了 Google表單(使者介面) + 試算表(基本資料) 來設計這個報名表：

1️⃣ 請用下拉式選單設定表單社團選項：如果使用者報名就會扣除一個名額，名額都報名完該選項就會消失，使用者就無法報名以達到名額限制。

2️⃣ 因為我這邊 GAS 程式將社團下拉式選項設定在第三個題目(報名表D欄) 這邊要留意！不然就是表單設計後記得把它移動到 D欄 的位置

3️⃣ 基本資料：這個工作表可以填入社團名稱和最大人數，因為 GAS 程式中是設定梯次和社團名稱對應，所以這邊梯次名稱序號還是需要

4️⃣ 開放、關閉時間格式：2025/02/1 10:00 

5️⃣ 記得將 表單ID 和 試算表ID 替換成自己的版本

function onOpen() {  

  FormApp.getUi()  

      .createMenu('🎯更新表單')  

      .addItem('🚀更新表單', 'updateForm')  

      .addToUi();  

}

function updateForm() {

    var formId = '你的Google表單ID'; // 替換為你的表單 ID

    var spreadsheetId = '你的Google試算表ID'; // 替換為你的試算表 ID

    var questionTitle = "選擇梯次"; // 這裡可修改成你的問題名稱

    var form = FormApp.openById(formId);

    var ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);

   

    var dataSheet = ss.getSheetByName('基本資料'); // 注意事算表名稱|梯次&人數上限&開始/結束時間

    var registrationSheet = ss.getSheetByName('報名記錄'); // 注意事算表名稱|參加者報名情況

    if (!dataSheet || !registrationSheet) {

        Logger.log("⚠️ 工作表名稱錯誤，請確認 '基本資料' 和 '報名記錄' 是否存在");

        return;

    }

    var workshopData = dataSheet.getDataRange().getValues();

    var registrationData = registrationSheet.getDataRange().getValues();

    if (workshopData.length < 2) {

        Logger.log("⚠️ 基本資料工作表無資料，請確認是否已輸入梯次名稱和人數上限");

        return;

    }

    if (registrationData.length < 2) {

        Logger.log("⚠️ 報名記錄工作表無資料，將視為無人報名");

    }

    var workshopInfo = {}; // 存放梯次名稱與人數

    var nameMapping = {}; // A 欄（原始名稱）對應 C 欄（標準名稱）

    var startTime, endTime;

    for (var i = 1; i < workshopData.length; i++) {

        var originalName = (workshopData[i][0] || "").trim().toLowerCase(); // A 欄

        var maxParticipants = parseInt(workshopData[i][1], 10); // B 欄

        var standardName = (workshopData[i][2] || "").trim().toLowerCase(); // C 欄（標準名稱）

       

        // 讀取填報開始/結束時間

        if (i == 1) {

    // 讀取填報開始/結束時間

    var startTime = workshopData[1][3]; // D 欄：開始時間 2025/02/1 10:00

    var endTime = workshopData[1][4];   // E 欄：結束時間 2025/02/10 10:00

    var currentTime = new Date(); // 取得當前時間

        }

        if (originalName && standardName && !isNaN(maxParticipants)) {

            nameMapping[originalName] = standardName;

            workshopInfo[standardName] = { max: maxParticipants, count: 0 };

        }

    }

   if (startTime) {

        startTime = new Date(startTime);

    }

    if (endTime) {

        endTime = new Date(endTime);

    }

    Logger.log("📆 填報開始時間：" + startTime);

    Logger.log("⏳ 填報結束時間：" + endTime);

    Logger.log("🕒 當前時間：" + currentTime);

    // **檢查填報時間**

    if (startTime && currentTime < startTime) {

        Logger.log("🚫 尚未到填報時間，關閉表單填報");

        form.setAcceptingResponses(false);

        return;

    }

   

    if (endTime && currentTime > endTime) {

        Logger.log("🚫 已超過填報結束時間，關閉表單填報");

        form.setAcceptingResponses(false);

        return;

    }

    // 如果時間有效，開啟表單

    form.setAcceptingResponses(true);

    Logger.log("✅ 開放填報");

   

    // 計算報名人數

for (var i = 1; i < registrationData.length; i++) {

    var workshop = String(registrationData[i][3] || "").trim().toLowerCase(); // 確保 workshop 為字串

    workshop = workshop.replace(/\s*\(.*?\)\s*/g, ""); // 移除 "(還有 X 名額)" 的部分

   

    // 如果 D 欄的名稱是原始名稱，就轉換為標準名稱

    if (nameMapping[workshop]) {

        workshop = nameMapping[workshop];

    }

    if (workshop && workshopInfo.hasOwnProperty(workshop)) {

        workshopInfo[workshop].count++;

    } else if (workshop) {

        Logger.log("⚠️ 找不到對應梯次：" + workshop);

    }

}

    Logger.log("📊 梯次報名狀況：" + JSON.stringify(workshopInfo));

    // 更新 Google 表單的選項

    var items = form.getItems();

    var targetItem = items.find(item => item.getTitle().trim() === questionTitle); // 確保選對題目

    if (!targetItem) {

        Logger.log("⚠️ 找不到 '" + questionTitle + "' 題目，請確認表單是否有該選項");

        return;

    }

    var listItem = targetItem.asListItem();

    var choices = [];

    Object.keys(workshopInfo).forEach(function(option) {

        var max = workshopInfo[option].max;

        var count = workshopInfo[option].count;

        var available = max - count;

        if (available > 0) {

            choices.push(option + ' (剩餘 ' + available + ' 名額)');

        }

    });

    if (choices.length === 0) {

        choices.push('所有梯次已額滿');

    }

    Logger.log("✅ 更新表單選項：" + JSON.stringify(choices));

    listItem.setChoiceValues(choices);

}

// 表單提交時自動執行

function onFormSubmit(e) {

    updateForm();

}

6️⃣ 設定好表單的 Apps Script 後還需要設定二個觸發條件

6-1、觸發條件1：提出表單後執行 updateForm 程式

• 選擇您要執行的功能 - onFormSumit
• 將會執行的部署作業 - 上端
• 選取活動來源 - 表單
• 選取活動類型 - 提交表單時
• 錯誤通知設定 - 每天通知我

6-2、觸發條件2：有設定開放和停止時間，所以需要每分鐘都檢查程式設定的時間

• 選擇您要執行的功能 - updateForm
• 將會執行的部署作業 - 上端
• 選取活動來源 - 時間驅動
• 選取時間型觸發條件類型 - 分鐘計時器
• 選取分鐘間隔 - 每分鐘
• 錯誤通知設定 - 每天通知我

7️⃣ 全部設定好後 再發佈表單後，就可以 🎯更新表單 ➜ 試算表社團資料到表單中

快來試試吧~