松禧老師教學日誌: 運用 Google Apps Script 合併列印學習扶助通知單

原本是請學校教學組利用 AutoCrat 的外掛程式來合併列印學習扶助通知單的，

但教學組發現步驟好像有點多，詢問是否可以再簡化合併列印步驟！

想不到有了之前設計合併列印代課老師簽到單的經驗後，
想說把開學前教學組要發的學習扶助調查通知單也一併請 Gemini 設計

Gemini 果然沒讓人失望，趕快來看看如何使用吧！

🎯 程式使用方法：

需準備一個 Google試算表：Google試算表ID

🎯比較要注意的地方就是這邊要跟試算表的欄位順序一致！

// --- 定義 placeholder 陣列 ---

var placeholders = ['{{姓名}}','{{年}}', '{{班}}', '{{座號}}', '{{班別}}', '{{時間}}']; // 依照試算表欄位順序設定

二個 Google文件 檔案：Google文件範本ID、套印目標Google文件ID

(🎯 通知單範本檔案、🎯 請自行設定好一個設定好邊界的空白套印目標檔案)

// --- 設定全域變數 ---

var spreadsheetId = '試算表ID';

var templateDocumentId = '範本文件ID';

var targetDocumentId = '目標文件ID';

function onOpen() {

  var ui = SpreadsheetApp.getUi();

  ui.createMenu('🚀自訂選單')

    .addItem('📄開啟範本文件', 'openTemplateDocumentLink')

    .addSeparator()

    .addItem('🎯合併所有資料', 'mergeDataToPages')

    .addItem('🗑️刪除文件內容', 'clearTargetDocument')

    .addToUi();

}

function mergeDataToPages() {

  // --- 讀取試算表所有資料 ---

  var ss = SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);

  var sheet = ss.getSheetByName('工作表1');

  var data = sheet.getRange('A2:Z' + sheet.getLastRow()).getValues(); // 讀取 A 到 Z 欄位

  var placeholders = sheet.getRange('A1:Z1').getValues()[0]; // 讀取第一列作為 placeholders

  // --- 錯誤處理：檢查檔案是否存在 ---

  try {

    SpreadsheetApp.openById(spreadsheetId);

    DriveApp.getFileById(templateDocumentId);

    DocumentApp.openById(targetDocumentId);

  } catch (e) {

    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast('檔案不存在，請確認 ID 是否正確', '錯誤');

    return;

}

  // --- 取得目標文件 ---

  var targetDoc = DocumentApp.openById(targetDocumentId);

  var targetBody = targetDoc.getBody();

  // --- 取得 Google 文件範本檔案 ---

  var templateFile = DriveApp.getFileById(templateDocumentId);

  var templateDoc = DocumentApp.openById(templateFile.getId());

  var templateBody = templateDoc.getBody();

  // --- 移除範本文件最上方的空白段落 ---

  var firstElement = templateBody.getChild(0);

  if (firstElement.getType() === DocumentApp.ElementType.PARAGRAPH && firstElement.getText().trim() === "") {

    templateBody.removeChild(firstElement);

}

  // --- 顯示合併中視窗 ---

  var htmlOutput = HtmlService.createHtmlOutput('<p>資料合併中，請稍候...</p>');

  var ui = SpreadsheetApp.getUi();

  var dialog = ui.showModelessDialog(htmlOutput, '合併中');

  // --- 顯示合併進度 ---

  SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast('開始合併...', '合併進度');

  // --- 定義 placeholder 陣列 ---

  var placeholders = ['{{姓名}}','{{年}}', '{{班}}', '{{座號}}', '{{班別}}', '{{時間}}']; // 依照試算表欄位順序設定

  // --- 批次處理資料 ---

  var batchSize = 10; // 設定每個批次處理的資料筆數

  for (var i = 0; i < data.length; i += batchSize) {

    var dataBatch = data.slice(i, i + batchSize); // 取得目前的資料批次

    // --- 處理目前的資料批次 ---

    for (var j = 0; j < dataBatch.length; j++) {

      // --- 複製範本內容到目標文件 --- 

      var templateElements = templateBody.getNumChildren();

      for (var k = 0; k < templateElements; k++) {

        var element = templateBody.getChild(k).copy();

        // --- 立即將資料複製到目標文件 ---

        if (element.getType() === DocumentApp.ElementType.TABLE) {

          var table = element;

          for (var r = 0; r < table.getNumRows(); r++) {

            for (var c = 0; c < table.getRow(r).getNumCells(); c++) {

              var cell = table.getRow(r).getCell(c);

              for (var l = 0; l < placeholders.length; l++) {

                cell.replaceText(placeholders[l], dataBatch[j][l]);

}

}

}

          targetBody.appendTable(table);

        } else if (element.getType() === DocumentApp.ElementType.PARAGRAPH) {

          var paragraph = element;

          for (var l = 0; l < placeholders.length; l++) {

            paragraph.replaceText(placeholders[l], dataBatch[j][l]);

}

          targetBody.appendParagraph(paragraph);

        } else if (element.getType() === DocumentApp.ElementType.LIST_ITEM) {

          var listItem = element;

          for (var l = 0; l < placeholders.length; l++) {

            listItem.replaceText(placeholders[l], dataBatch[j][l]);

}

          targetBody.appendListItem(listItem);

        } else {

          Logger.log('未處理的元素類型：' + element.getType());

}

}

      // --- 在每個資料列的最後一筆資料處理完畢後插入分頁符號 ---

      if (j < dataBatch.length - 1) {

        targetBody.appendPageBreak();

}

}

    // --- 更新合併進度 ---

    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast('已合併 ' + (i + dataBatch.length) + '/' + data.length, '合併進度');

}

  // --- 移除所有空白頁 ---

  var numChildren = targetBody.getNumChildren();

  for (var i = numChildren - 1; i >= 0; i--) {

    var child = targetBody.getChild(i);

    if (child.getType() === DocumentApp.ElementType.PAGE_BREAK) {

      var nextChild = targetBody.getChild(i - 1);

      if (nextChild && nextChild.getType() === DocumentApp.ElementType.PAGE_BREAK) {

        targetBody.removeChild(child);

}

}

}

  // --- 合併完成訊息 ---

  SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast('合併完成！', '合併進度');

  // --- 關閉「合併中」視窗 ---

  ui.alert('合併完成');

  // --- 開啟目標檔案的連結 ---

  var targetFileLink = `https://docs.google.com/document/d/${targetDocumentId}/edit`;

  // --- 建立 HTML 輸出並開啟目標檔案視窗 ---

  var htmlOutput = HtmlService.createHtmlOutput(`

    <script>

      window.open('${targetFileLink}', '_blank');

      google.script.host.close();

    </script>

`);

  // --- 顯示開啟目標檔案的對話方塊 ---

  ui.showModalDialog(htmlOutput, '開啟目標檔案');

}

function openTemplateDocumentLink() {

  var templateFileLink = `https://docs.google.com/document/d/${templateDocumentId}/edit`;

  var htmlOutput = HtmlService.createHtmlOutput(`

    <script>

      window.open('${templateFileLink}', '_blank');

      google.script.host.close();

    </script>

`);

  SpreadsheetApp.getUi().showModalDialog(htmlOutput, '開啟範本檔案');

}

function clearTargetDocument() {

  // --- 錯誤處理：檢查檔案是否存在 ---

  try {

    DocumentApp.openById(targetDocumentId); // 修正此行

  } catch (e) {

    SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast('檔案不存在，請確認 ID 是否正確', '錯誤');

    return;

}

  var targetDoc = DocumentApp.openById(targetDocumentId);

  var targetBody = targetDoc.getBody();

  targetBody.clear();

  SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().toast('目標文件已清空！', '完成');

  Browser.msgBox('目標文件已清空！');

}

快來試試吧~~

松禧老師教學日誌