【G Suite 管理員】手把手分享 GSuite 學生帳號批次建立、更名

之前文章太過分散把集中統整一下，

免得一個學期做一次下次要找還要花時間找過程

一、學務系統下載學生名冊

https://sunghsi-teach.blogspot.com/2019/08/g-suite.html

這學期改用了新版的校務系統，

想要更改學生的新學年度班級座號該怎麼處理呢？

登入校務系統 - 教務處 - 註冊組 - 學生資料管理 - 報表列印 - 名冊輸出

下載後，就可以將資料複製到 GoogleSheets 上來編輯了

首先把座號變成二位數，這樣看起來比較整齊(個人習慣)

一、點選 格式 - 數值 - 其他格式 - 自訂數字格式

自行輸入 00 ，座號欄位就會變成二位數了

但這樣還不夠喔！

因為這樣的顯示出來的數字還不是「值」只是利用 公式 顯示的，

所以我們這邊必須還要做一次轉換的工作。

選取整個座號 欄位 - 格式 -數值 - 純文字

這樣就完成囉！(感謝龍華國小阿欣老師分享，讓今年少了許多步驟)

二、將名冊變成可以匯入的格式

https://sunghsi-teach.blogspot.com/2018/09/g-suite.html

首先，請至學務系統下載學生新學年的班級座號

我的習慣是學號前面會加上 csps 學校名稱、個位數的座號會加上 0

所以我會在學號前面加上一個欄位，並更改個位數座號前加上 '0

（可以利用 格式 中 自訂數值 來處理囉！）

參考：https://sunghsi-teach.blogspot.com/2019/08/g-suite.html

接下來就是利用 函數 來合併欄位資料  =A2&B2 

這樣就可以合併 A 欄 和 B 欄的資料了！

當然你也可以一起把學校的網域一併加入！

到這邊應該資料都準備好了！

接下來就是要符合大量匯入帳號的規範！

把必要欄位名稱加入

 First Name 為學生的全名

Last Name 為新的班級座號

Email Address 即為帳號，所以請用完整的電子郵件

你會發現這裡沒有 PassWord 的欄位，

因為我不想更改學生之前的帳號所以這個欄位可以省略

再來是 Org Unit Path 機構名稱 請記得這個機構必須在根目錄下，

如果不是，請先移動到根目錄下
(以這次而言，如果沒有移到根目錄會匯入失敗，純粹個人經驗)

接下來就是匯入 CSV 檔案了

（直接從 Goolge Sheets 下載後直接匯入）

如果要用程式開啟，記得中文一定要 utf8 的編碼，

不然一整個會是亂碼！

匯入後，系統會通知你是否成功。

三、新學年度更新學生班級座號一定會出現的錯誤訊息

因為這是進行升級的動作，暑假期間一定有轉學生，

所以我們剛剛下載的資料有包含了轉學生，

所以匯入時有可能會因為那些學生而出現錯誤訊息。

點選 下載記錄 再利用文字編輯器來開啟

從這 6筆資料 看來所屬學號都是比較後面的，

由此可知這個應該暑假期間轉入的轉學生了。

如果查看訊息後發現真的是因為新帳號而出現的錯誤訊息

此時就不用太在意，屆時再幫忙學生建立即可。

四、備註：

匯入時資料時只要學生帳號固定，

學生的「名字」「姓氏」「密碼」是可以任意變更的。