擔任資訊組長前的上一個行政工作是訓育組，
當時學校社團並沒有那麼多，反觀現在學生真的很幸福，
但社團愈多就表示承辦的訓育組長工作就會愈繁重！
此時如果沒有一個好用的調查系統，那對承辦人來說真的會是一個問題。
還好現在有好用的 Google Workspace for Education 可以運用，
用 Google 表單的好處是原本就可以限制校內網域帳號和可否重複報名。
如果再加上 Google Apps Script 的加持那就真的無所不能了。
快來看看如何運用 生成式 AI 設定 名額 和 時間限制 的報名表吧！
這次運用了 Google表單(使者介面) + 試算表(基本資料) 來設計這個報名表：
1️⃣ 請用下拉式選單設定表單社團選項：如果使用者報名就會扣除一個名額，名額都報名完該選項就會消失，使用者就無法報名以達到名額限制。
2️⃣ 因為我這邊 GAS 程式將社團下拉式選項設定在第三個題目(報名表D欄) 這邊要留意！不然就是表單設計後記得把它移動到 D欄 的位置
3️⃣ 基本資料：這個工作表可以填入社團名稱和最大人數，因為 GAS 程式中是設定梯次和社團名稱對應，所以這邊梯次名稱序號還是需要
4️⃣ 開放、關閉時間格式：2025/02/1 10:00
5️⃣ 記得將 表單ID 和 試算表ID 替換成自己的版本
Google 表單 - Apps Script// ==========================================
// ⚙️ 全域設定區 (只需在這裡修改一次，下方所有函式皆會套用)
// ==========================================
const FORM_ID = 'Google 表單 ID'; // Google 表單 ID
const SPREADSHEET_ID = 'Google 試算表 ID'; // Google 試算表 ID
const QUESTION_TITLE = "選擇梯次"; // 表單中的題目名稱
const DATA_SHEET_NAME = '基本資料'; // 試算表頁籤名稱
const LOG_SHEET_NAME = '報名記錄'; // 試算表頁籤名稱
// ==========================================
function onOpen() {
FormApp.getUi()
.createMenu('🎯更新表單')
.addItem('🚀更新表單', 'updateForm')
.addToUi();
}
function updateForm() {
// 直接使用上方的全域變數，不需再 var formId = ...
var form = FormApp.openById(FORM_ID);
var ss = SpreadsheetApp.openById(SPREADSHEET_ID);
var dataSheet = ss.getSheetByName(DATA_SHEET_NAME);
var registrationSheet = ss.getSheetByName(LOG_SHEET_NAME);
if (!dataSheet || !registrationSheet) {
Logger.log("⚠️ 工作表名稱錯誤，請確認 '" + DATA_SHEET_NAME + "' 和 '" + LOG_SHEET_NAME + "' 是否存在");
return;
}
var workshopData = dataSheet.getDataRange().getValues();
var registrationData = registrationSheet.getDataRange().getValues();
if (workshopData.length < 2) {
Logger.log("⚠️ 基本資料工作表無資料，請確認是否已輸入梯次名稱和人數上限");
return;
}
var workshopInfo = {};
var nameMapping = {};
var startTime, endTime;
var currentTime = new Date(); // 取得當前時間
// 讀取設定與資料
for (var i = 1; i < workshopData.length; i++) {
// 第一列讀取時間設定
if (i == 1) {
startTime = workshopData[1][3]; // D 欄
endTime = workshopData[1][4]; // E 欄
}
var originalName = (workshopData[i][0] || "").trim().toLowerCase(); // A 欄
var maxParticipants = parseInt(workshopData[i][1], 10); // B 欄
var standardName = (workshopData[i][2] || "").trim().toLowerCase(); // C 欄
if (originalName && standardName && !isNaN(maxParticipants)) {
nameMapping[originalName] = standardName;
workshopInfo[standardName] = { max: maxParticipants, count: 0 };
}
}
// 時間格式轉換
if (startTime) startTime = new Date(startTime);
if (endTime) endTime = new Date(endTime);
Logger.log("📆 填報開始時間：" + startTime);
Logger.log("⏳ 填報結束時間：" + endTime);
Logger.log("🕒 當前時間：" + currentTime);
// **檢查填報時間**
if (startTime && currentTime < startTime) {
Logger.log("🚫 尚未到填報時間，關閉表單填報");
form.setAcceptingResponses(false);
return;
}
if (endTime && currentTime > endTime) {
Logger.log("🚫 已超過填報結束時間，關閉表單填報");
form.setAcceptingResponses(false);
return;
}
// 如果時間有效，開啟表單
form.setAcceptingResponses(true);
Logger.log("✅ 開放填報");
// 計算報名人數
if (registrationData.length >= 2) {
for (var i = 1; i < registrationData.length; i++) {
var workshop = String(registrationData[i][4] || "").trim().toLowerCase();
workshop = workshop.replace(/\s*\(.*?\)\s*/g, ""); // 移除 "(還有 X 名額)"
if (nameMapping[workshop]) {
workshop = nameMapping[workshop];
}
if (workshop && workshopInfo.hasOwnProperty(workshop)) {
workshopInfo[workshop].count++;
}
}
} else {
Logger.log("⚠️ 報名記錄無資料，視為無人報名");
}
Logger.log("📊 梯次報名狀況：" + JSON.stringify(workshopInfo));
// 更新 Google 表單選項
var items = form.getItems();
var targetItem = items.find(item => item.getTitle().trim() === QUESTION_TITLE);
if (!targetItem) {
Logger.log("⚠️ 找不到 '" + QUESTION_TITLE + "' 題目，請確認表單是否有該選項");
return;
}
var listItem = targetItem.asListItem();
var choices = [];
Object.keys(workshopInfo).forEach(function(option) {
var max = workshopInfo[option].max;
var count = workshopInfo[option].count;
var available = max - count;
if (available > 0) {
choices.push(option + ' (剩餘 ' + available + ' 名額)');
}
});
if (choices.length === 0) {
choices.push('所有梯次已額滿');
}
Logger.log("✅ 更新表單選項：" + JSON.stringify(choices));
listItem.setChoiceValues(choices);
}
// 表單提交時自動執行
function onFormSubmit(e) {
updateForm();
}
function createTimedTriggers() {
var ss = SpreadsheetApp.openById(SPREADSHEET_ID);
var dataSheet = ss.getSheetByName(DATA_SHEET_NAME);
var startTime = dataSheet.getRange("D2").getValue();
var endTime = dataSheet.getRange("E2").getValue();
if (!(startTime instanceof Date) || !(endTime instanceof Date)) {
Logger.log("⚠️ 時間格式錯誤，請確認試算表 D2 和 E2 格式");
return;
}
// 先清除舊的觸發器，避免重複建立
deleteTriggerByName('openForm');
deleteTriggerByName('closeForm');
// 建立開啟觸發器
ScriptApp.newTrigger("openForm")
.timeBased()
.at(startTime)
.create();
// 建立關閉觸發器
ScriptApp.newTrigger("closeForm")
.timeBased()
.at(endTime)
.create();
Logger.log("✅ 已建立定時觸發器：開啟於 " + startTime + "，關閉於 " + endTime);
}
function openForm() {
var form = FormApp.openById(FORM_ID);
form.setAcceptingResponses(true);
Logger.log("✅ 表單已開啟填報");
// 執行完畢後刪除此觸發器
deleteTriggerByName('openForm');
}
function closeForm() {
var form = FormApp.openById(FORM_ID);
form.setAcceptingResponses(false);
Logger.log("⛔ 表單已關閉填報");
// 執行完畢後刪除此觸發器
deleteTriggerByName('closeForm');
}
// 🛠️ 刪除指定名稱的觸發器 (修正後的邏輯)
function deleteTriggerByName(functionName) {
var triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
triggers.forEach(function(trigger) {
if (trigger.getHandlerFunction() === functionName) {
ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
Logger.log("🗑️ 已刪除觸發器: " + functionName);
}
});
}
6️⃣ 設定好表單的 Apps Script 後還需要設定二個觸發條件
6-1、觸發條件1：提出表單後執行 updateForm 程式
- 選擇您要執行的功能 - onFormSumit
- 將會執行的部署作業 - 上端
- 選取活動來源 - 表單
- 選取活動類型 - 提交表單時
- 錯誤通知設定 - 每天通知我
6-2、觸發條件2：有設定開放和停止時間，所以需要每分鐘都檢查程式設定的時間
- 選擇您要執行的功能 - updateForm
- 將會執行的部署作業 - 上端
- 選取活動來源 - 時間驅動
- 選取時間型觸發條件類型 - 分鐘計時器
- 選取分鐘間隔 - 每分鐘
- 錯誤通知設定 - 每天通知我
7️⃣ 全部設定好後 再發佈表單後，就可以 🎯更新表單 ➜ 試算表社團資料到表單中
Google 試算表 - 寄送郵錄取通知/**
* Google Sheet 自動寄發錄取通知信 (修正版)
* 修正點：強制清除 Email 前後空白與換行，避免 Invalid To header 錯誤
*/
function sendEmailOnAdmit(e) {
// 防止直接在編輯器執行
if (!e) {
Logger.log("錯誤：請勿直接按執行。請到試算表勾選 F 欄位來觸發。");
return;
}
var range = e.range;
var sheet = range.getSheet();
var row = range.getRow();
var col = range.getColumn();
var value = range.getValue();
// 觸發條件：F欄 (第6欄) + 不是標題列 + 被勾選 (TRUE)
if (col === 6 && row > 1 && value === true) {
var statusCell = sheet.getRange(row, 7); // G欄：狀態欄
// 1. 檢查是否已寄過
if (statusCell.getValue() != "") {
SpreadsheetApp.getActive().toast("此列 G 欄已有文字，略過不寄信。", "略過");
return;
}
// 2. 取得資料 (並進行資料清理)
var name = sheet.getRange(row, 2).getValue(); // B欄
var rawEmail = sheet.getRange(row, 4).getValue(); // D欄
var rawCourse = sheet.getRange(row, 5).getValue(); // E欄
// *** 強制轉文字並修剪空白 (關鍵修正) ***
var email = String(rawEmail).trim();
var courseName = String(rawCourse).replace(/\s*[（\(]剩餘.*?[）\)]/g, "").trim();
// 3. 嚴格檢查 Email 是否有效
if (email === "" || email.indexOf("@") === -1) {
statusCell.setValue("錯誤：Email 無效 (" + email + ")");
SpreadsheetApp.getActive().toast("Email 格式錯誤，無法寄信", "失敗");
return;
}
// 4. 設定信件內容
var subject = "【錄取通知】" + courseName;
var body = "親愛的 " + name + " 您好：\n\n" +
"恭喜您！您報名的「" + courseName + "」已經確定錄取。\n" +
"請依照規定時間準時出席。\n\n" +
"(此為系統自動發送，請勿直接回覆)";
// 5. 嘗試寄信
try {
GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
// 成功後寫入 G 欄
var timeString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), "MM/dd HH:mm");
statusCell.setValue("已於 " + timeString + " 寄出");
SpreadsheetApp.getActive().toast("已寄信給 " + name, "成功");
} catch (err) {
// 如果還是失敗，將詳細錯誤寫入 G 欄以便除錯
statusCell.setValue("寄送失敗：" + err.message);
SpreadsheetApp.getActive().toast("寄送失敗，請看 G 欄原因", "錯誤");
Logger.log("寄送失敗：" + err);
}
}
}
快來試試吧~
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