「Google Sheets Apps Script」填完表單，寄送 PDF 報名表

想不到只要這一段  Google Sheets 的 Apps Script 就能達到填完表單，
將報名表轉成 PDF 寄到使用者信箱。
真是太棒了！

🎯範本下載：

  

💡 簡單的比喻

想像你是一個製作活動證書的工讀生：

1. 接單：有人遞給你一張報名表（onFormSubmit）。

2. 拿母片：你去櫃子拿出唯一的「證書母片」（docTemplateId）。

3. 影印：你拿到影印機印了一張新的，並在檔案夾上寫上對方的名字（makeCopy）。

4. 填寫：你用立可白和原子筆，把母片上寫著「{{姓名}}」的地方塗掉，改寫成對方的名字（replaceText）。

5. 護貝：為了怕弄髒或被改字，你把證書拿去護貝變成不可修改的樣子（轉成 PDF）。

6. 寄信：最後把護貝好的證書裝進信封，貼上郵票寄出去（GmailApp.sendEmail）。

這段程式碼就是把這個工讀生變成了光速機器人，一秒鐘就能完成這些事！

1. 在表單回覆 - 新增試算表 -  Apps Script 程式碼

// 這個函式會在表單提交時自動執行

function onFormSubmit(e) {

  // TODO: 將這些變數設定為你自己的ID

  var docTemplateId = 'Google文件範本的ID'; // Google文件範本的ID

  var folderId = '資料夾ID'; // 儲存新生成PDF的資料夾ID

  // 從事件物件e中取得最新提交的資料

  var formData = e.namedValues;

  // 取得收件人的電子郵件地址，假設表單中有一個名為 "電子郵件地址" 的欄位

  // TODO: 將 "電子郵件" 替換成你表單中對應的欄位標題

  var recipientEmail = formData['Email Address'][0];

  // 檢查是否有收件人的電子郵件，如果沒有則終止腳本

  if (!recipientEmail) {

    Logger.log('沒有找到收件人電子郵件地址，腳本終止。');

    return;

  }

  // 取得範本文件

  var templateFile = DriveApp.getFileById(docTemplateId);

 

  // 取得目標資料夾

  var destinationFolder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // 複製範本文件到新檔案

  // var newDocName = '填寫者名稱 - 你的文件標題 ' + new Date().toLocaleDateString(); // TODO: 修改文件名

  var schoolName = formData['研習名稱'][0];

  var chineseName = formData['姓名'][0];

  var newDocName = schoolName + ' - ' + chineseName + ' - ' + '研習證明 ' + new Date().toLocaleDateString();

  var newDocFile = templateFile.makeCopy(newDocName, destinationFolder);

  // 打開新複製的文件

  var newDoc = DocumentApp.openById(newDocFile.getId());

  var body = newDoc.getBody();

  // 替換文件中的標記

  // 遍歷表單中的每個欄位

  for (var key in formData) {

    if (formData.hasOwnProperty(key)) {

      // 獲取表單欄位的值

      var value = formData[key][0];

      // 替換文件中的 {{欄位名稱}} 標記

      body.replaceText('{{' + key + '}}', value);

    }

  }

  // 儲存並關閉文件，以確保所有更改都已應用

  newDoc.saveAndClose();

  // 將新文件轉換為PDF並儲存到目標資料夾

  var pdfFile = newDocFile.getAs('application/pdf');

  // 將PDF文件寄送給收件人

  var subject = '您的報名文件已完成 - ' + newDocName; // TODO: 修改郵件主旨

  var emailBody = '您好，您的報名文件已備妥，請查收附件。'; // TODO: 修改郵件內文

  GmailApp.sendEmail(recipientEmail, subject, emailBody, {

    attachments: [pdfFile.setName(newDocName + '.pdf')]

  });

  Logger.log('已成功寄送文件給 ' + recipientEmail);

}

2.設定 觸發條件 

3. appsscript.json (選用 )

👉👉這也是研習直播時翻車的主要原因，因為少了 https://www.googleapis.com/auth/documents 

點選 左側 ⚙️ 專案設定 - ✅在編輯器中顯示「appsscript.json」資訊清單檔案

再回到 < > 編輯器中 將程式貼到 appsscript.json 中即可。

{

  "timeZone": "Asia/Taipei",

  "dependencies": {},

  "exceptionLogging": "STACKDRIVER",

  "runtimeVersion": "V8",

  "oauthScopes": [

    "https://www.googleapis.com/auth/script.external_request",

    "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets",

    "https://www.googleapis.com/auth/presentations",

    "https://www.googleapis.com/auth/drive",

    "https://www.googleapis.com/auth/gmail.send",

    "https://www.googleapis.com/auth/script.scriptapp",

    "https://www.googleapis.com/auth/forms",

    "https://www.googleapis.com/auth/documents"

  ]

}

或是 appsscript.json 直接使用預設值也是沒問題的。

{

  "timeZone": "Asia/Taipei",

  "dependencies": {},

  "exceptionLogging": "STACKDRIVER",

  "runtimeVersion": "V8"

}

快來試試吧~