2021年8月29日 星期日

不能錯過的 Google Sheets 外掛程式 - AutoCrat(合併資料、自動回信)


Google Sheets 外掛程式 Autocrat

學校辦活動的時候,如果想讓學生完成了某項任務後就可以獲得過關證明;
這時候就可以利用 Google Sheets 試算表中的 Autocrat 外掛程式來完成啦!
真的只要簡單幾個設定步驟就可以搞定啦!
以後只要學生填寫表單,系統就會自動寄送證書給對方,
完全交給 Autocrat 全自動處理喔!有興趣的老師趕快來瞧瞧吧!

可以試著填寫表單來看看辦活動時,學生會收到的證書喔!


接下來先來介紹要準備哪些步驟:

一、準備一張證書圖檔


二、新增 Google 文件(可以是 Google 簡報、文件)


三、新增表單(表單題目為要出現在 證書上的內容)


四、新增 Google Sheets 試算表 - Autocrat 外掛程式並設定


五、見證奇蹟的時刻!填寫表單看看努力的成果!

首先需要準備一張證書圖檔,可以是學校的獎狀,如果覺得學校的太正式,
也可以去 Canva 或是 slidesgo 簡報模版網站尋找也是沒問題的!





一、準備一張證書照片

我在 Canva 找到了這張獎狀範本
並把文字刪除,只留我想要的部分!

下載前可以調整獎狀的尺寸大小,
之後再到簡報的檔案 - 頁面中設定,才不會影響獎狀的比例。


二、新增 Google 文件(可以是 Google 簡報、文件),
這裡以 Google Slides 簡報作為獎狀模版

插入 - 圖片 -從上傳電腦中的檔案
改變簡報頁面尺寸大小符合照片的比例



再把加入圖片後,空白的簡報加入想要呈現的文字!
這邊要注意的是 <<姓名>> 這個部分就是表單要問的問題(可以很多個)!
📢 注意:記得用英數的 <<  >> 把要填入的問題框起來 
所以表單設計就是只要姓名(證書名字用)和電子郵件(回信用)就可以了。
當然你的表單要收集其他資訊也是沒有問題的。


三、新增表單(只要證書上的 姓名 和 收取證書的電子郵件 就可以了)


四、設定 Google Sheets - Autocrat 設定 (這個步驟也是最重要的)
📢 安裝 Google Sheets 試算表 - 外掛程式 - Autocrat 、📢 設定 Autocrat

📚    觀看學影片  



📢 外掛程式 - Autocrat  - Launch - New Job



📢 自訂專案名稱


📢 選取之前建立的 簡報範本



📢 系統會自動比對標籤是否正確


📢 告訴系統合併後產生的檔名,這樣以後在雲端硬碟中也比較好辨識


📢 最好能是先在雲端硬碟建立一個專門存放 Autocrat  檔案的資料夾




📢 Share doc,這邊要選 Yes 才有下列的選項


📢 系統會寄發回函給填報者,這時候表單信件欄位的名稱在這邊就很重要了!
記得這邊和表單的名稱二個要一致
📢 因為可以用標籤,所以我把回函時的郵件主旨、內容加上了姓名標籤!


📢 這邊選 Run on form trigger


📢 完成後記得點選 Play,執行後你會看到表單多出了幾個欄位,
這就表示 Autocrat  正在執行中啦!


📢 到這邊就大功告成啦!!


五、見證奇蹟的時刻到了!!填寫表單看看努力的成果囉!

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