2019年9月26日 星期四

【G Suite 管理員】手把手分享 GSuite 學生帳號批次建立、更名

之前文章太過分散把集中統整一下,
免得一個學期做一次下次要找還要花時間找過程

一、學務系統下載學生名冊

這學期改用了新版的校務系統,
想要更改學生的新學年度班級座號該怎麼處理呢?

登入校務系統 - 教務處 - 註冊組 - 學生資料管理 - 報表列印 - 名冊輸出



下載後,就可以將資料複製到 GoogleSheets 上來編輯了

首先把座號變成二位數,這樣看起來比較整齊(個人習慣)

一、點選 格式 - 數值 - 其他格式 - 自訂數字格式
自行輸入 00 ,座號欄位就會變成二位數了


但這樣還不夠喔!
因為這樣的顯示出來的數字還不是「」只是利用 公式 顯示的,
所以我們這邊必須還要做一次轉換的工作。

選取整個座號 欄位 - 格式 -數值 - 純文字

這樣就完成囉!(感謝龍華國小阿欣老師分享,讓今年少了許多步驟)




二、將名冊變成可以匯入的格式

首先,請至學務系統下載學生新學年的班級座號


我的習慣是學號前面會加上 csps 學校名稱、個位數的座號會加上 0
所以我會在學號前面加上一個欄位,並更改個位數座號前加上 '0
(可以利用 格式 中 自訂數值 來處理囉!)


接下來就是利用 函數 來合併欄位資料  =A2&B2 

這樣就可以合併 A 欄 和 B 欄的資料了!


當然你也可以一起把學校的網域一併加入!


到這邊應該資料都準備好了!
接下來就是要符合大量匯入帳號的規範!


把必要欄位名稱加入


 First Name 為學生的全名
Last Name 為新的班級座號
Email Address 即為帳號,所以請用完整的電子郵件
你會發現這裡沒有 PassWord 的欄位,
因為我不想更改學生之前的帳號所以這個欄位可以省略

再來是 Org Unit Path 機構名稱 請記得這個機構必須在根目錄下,
如果不是,請先移動到根目錄下
(
以這次而言,如果沒有移到根目錄會匯入失敗,純粹個人經驗)

接下來就是匯入 CSV 檔案了
(直接從 Goolge Sheets 下載後直接匯入)
如果要用程式開啟,記得中文一定要 utf8 的編碼,
不然一整個會是亂碼!


匯入後,系統會通知你是否成功。



三、新學年度更新學生班級座號一定會出現的錯誤訊息

因為這是進行升級的動作,暑假期間一定有轉學生,
所以我們剛剛下載的資料有包含了轉學生,
所以匯入時有可能會因為那些學生而出現錯誤訊息。


點選 下載記錄 再利用文字編輯器來開啟

從這 6筆資料 看來所屬學號都是比較後面的,
由此可知這個應該暑假期間轉入的轉學生了。
如果查看訊息後發現真的是因為新帳號而出現的錯誤訊息
此時就不用太在意,屆時再幫忙學生建立即可。

四、備註:
匯入時資料時只要學生帳號固定,
學生的「名字」「姓氏」「密碼」是可以任意變更的。


3 則留言:

  1. 松禧老師您好:
    想請問使用 G SUTE FOR EDUCATION,若要新增學校同仁帳號,只能透過後台新增嗎?能讓學校同仁自行申請帳號嗎?謝謝回應!

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    1. 目前就我知道的是由管理者手動新增耶!

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    2. 了解,謝謝老師解惑!!

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